К вопросу совершенствования процессов аудита  сложных организационно-технических систем

К вопросу совершенствования процессов аудита 
сложных организационно-технических систем
(Румянцев И.Л., Сибирев С.И., Козлов Г.С.)

В начале статьи приведем ряд используемых терминов и их сокращений.
    Система менеджмента качества (СМК) - это «совокупность организационной структуры, ответственности, процедур, процессов и ресурсов, обеспечивающая осуществление общего руководства качеством» (ГОСТ Р ИСО 9000-2015);
   Организационная структура (ОС) –это определенная взаимосвязь, взаиморасположение составных частей организации (ее устройство),  а проще, это составные части организации и их взаимосвязь.
        Аудит СМК организации – это комплекс процедур, которые позволяют оценить и зафиксировать документально, насколько организация выполняет сформулированные заранее требования.
      В настоящем материале речь пойдет о требованиях стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2015 и ГОСТ РВ 0015-002.
    Аудит играет весьма важную роль в поддержании функционирования и в совершенствовании любой системы, в том числе, систем менеджмента качества (СМК).
     О значимости аудита для существования и развития организаций вообще и СМК, в частности, много сказано и написано в различных источниках и конкретно в нормативных документах, как скажем ГОСТ РВ 0015-002-2020 г.
     Аудит весьма эффективен и, одновременно весьма затратен, т.к. требует привлечения значительных (а иногда и неподъемных) для «аудитирующей» стороны затрат ресурсов (финансовых, материальных, временных и человеческих).
     Предварительно сделаем оговорку, что в настоящем материале мы будем рассматривать аудит СМК сложных организационно-технических систем (ОТС), как основного объекта наших работ, проводимых в интересах оборонно-промышленного комплекса (ОПК).
     ОТС, как правило, состоит из следующих элементов:
     - управленческий блок;
     - планово-финансовый блок;
     - конструкторско-технологический блок;
     - производственный блок;
     - обеспечивающий блок, включающий инфраструктуру, связь, транспорт.

Перед руководством организации, проводящей внутренний аудит, а также перед руководством внешней организации, проводящими аудит и стремящимися проанализировать и оценить функционирование СМК, неизбежно возникают задачи:

1. получить исчерпывающую информацию об исследуемом объекте;
2. выполнить обработку и анализ полученной информации;
3. минимизировать затраты (временные, финансовые) на проведение такого исследования.

В математических терминах планирование аудита может быть представлена в следующей формулировке: «получение максимальной информации о проверяемом объекте при ограничениях в ресурсах». Типичная оптимизационная задача!
    Может быть и «обратная» формулировка: «получение определенного объема информации при минимизации ресурсных затрат.
       Об актуальности  задачи подобного рода говорит высокий процент (по данным ВАК 1980-1985 г.г.) -70% диссертационных работ, посвященным различного рода проверкам (сборник трудов «Эргономического центра», г. Тверь, 1978 г.
     Суммируя и разумно упрощая сказанное, можно сформулировать задачу аудита, как оценку всех элементов организации и происходящих в ней процессов с точки зрения соответствия их установленным кем-то (чем-то) требованиям.
    При определении способов и методов планирования аудита с дальнейшей ее ориентацией на применение методов прикладной математики, необходимо воспользоваться пригодной для этих действий моделью ОТС.
      По данным работ, проведенных ЗАО «Эргоцентр» широко применяемой для поставленных целей моделью исследуемого объекта (в нашем случае - организационно-технической системы) является «дерево-граф» (Г. Оре «Теория графов»).
     Согласно указанной теории всегда можно описать объект оценки в виде многоярусного "дерева" (графа) с множеством "вершин", наделенных специфическими показателями, каждый из которых, в свою очередь несёт информацию об объекте анализа и оценки.
     Исходя из предложенной выше структуры ОТС, естественно полагать, что первым уровнем иерархии ОТС (первый уровень вершин графа) будут:
     - управленческий блок;
     - планово-финансовый блок;
     - конструкторско-технологический блок;
     - производственный блок;
     - обеспечивающий блок, включающий инфраструктуру, связь, транспорт.

Формализация дальнейших действий по анализу и оценке при аудите СМК ОТС требует дальнейшей детализации представления указанных блоков. Так, например, производственный блок включает элементы:
     - основное производственное оборудование;
     - вспомогательное оборудование;
     - работающий персонал;
     - производственные площади.

Такому же разукрупнению (декомпозиции) могут быть подвергнуты и другие элементы первого уровня иерархии (декомпозиции). И тогда мы получаем 2-й уровень вершин дерева-графа.
       При этом, все элементы свою очередь могут состоять из множества элементов уже третьего уровня декомпозиции.
       Вопрос о количестве уровней декомпозиции находится в компетенции аудитора, который на основе опыта, интуиции и поставленных перед собой задач определяет целесообразную степень дальнейшего разукрупнения.

Возвращаясь к вопросу «масштабности» работ в рамках аудита и потребных для этой цели ресурсов целесообразно обратиться к описанному выше примеру декомпозиции ОТС.
      С учетом сложности анализируемых организаций, количество вершин их модели (дерева) может достигать нескольких миллионов и более (Б.М. Герасимов, И.Л. Румянцев Труды «Эргоцентра», г. Тверь, 1988 г.)
     Т.е., если даже оценивать каждый элемент в двоичном коде «да»-«нет»., то речь будет идти о миллионах «бит» при возможностях «условного» специалиста переработать за час 500 бит информации (данные «ЗАО «Аладдин»), для анализа 10000 бит информации, ему потребуется 20 часов рабочего времени, т.е. два с половиной дня, что является в большинстве случаев "неподъемных" для "оценщиков".   К настоящему времени при аудите, в основном, используется подход, предполагающий обследование объекта «на месте» с предварительным анализом документации.
       Один из способов снижения «размерности» задачи является уменьшение количества вершин графа путем передачи информации вершин более низкого уровня (n +1) вершинам более высокого уровня (n).
   Допустим, мы исследуем «производственный блок». Пусть вершина n +1, с присущими ей свойствами, скажем «степень износа», которая может быть оценена, как «допустимая» и «недопустимая» (или: 1-0). Вершина n –фрезерный станок, интегрирующим показателем которого является «технологическая точность», «время профилактического осмотра» и др.
       Т.е. логически верно оперировать вершинами более высокого уровня.
   Так же существуют достаточно строгие математические методы уменьшения «размерности» подобных задач путем дальнейшего развития теории графов на основе их преобразования в «матрицы смежности» и отыскания «дублирующих» друг друга «вершин» графа. Но это не уменьшает размерности задачи «кратно».  

С учетом приведенных выше рассуждений можно сделать вывод, что решить вопрос анализа и оценки СМК ОТС указанный выше подход в силу  своей колоссальной «затратности» недостаточно эффективен.
    Вместе с тем, в период эпидемии Ковид-19 широко использовалась дистанционная оценка («удаленка»), основанная на широком использовании анкетирования проверяемых предприятий.
       Как результат приведенных выше рассуждений является задача «разгрузки» аудита «на месте» за счет рационального использования «предпроверочного» периода.
      Встают задачи разумного сочетания (то есть информационного взаимодействия) двух описанных подходов: «предпроверочного» этапа (1 этап) и этапа «обследования на месте» (2 этап).
      Ниже остановимся на реализации «предпроверочного этапа», которая основывается на знаниях и опыте экспертов-оценщиков с одной стороны и концентрации информации в документах, задающих требования к объекту оценки, с другой.
        В идеале, оба этапа предполагают построение и использование модели «аудитируемого» объекта.
    Как отмечено выше, объект оценки можно описать в виде многоярусного "дерева" (графа) с множеством "вершин", наделенных специфическими показателями, каждый из которых, в свою очередь несёт информацию об объекте анализа и оценки, а также отмечены пути снижения размерности задачи путем «делегирования» свойств вершин низкого уровня разукрупнения более высокому.
    Кстати, на подобный подход «заточен» стандарт ИСО 9001, где требования предъявляются не к «фрезам», а непосредственно к «производственному оборудованию». Такая же «логика» заложена в ГОСТ РВ 0015-002. Поэтому логично вопросы анкеты ориентировать на «пункты» стандарта ИСО.

Таким образом, вначале предполагается извлечение информации об исследуемом объекте без обязательного построения его модели. Указанный подход базируется на анкетировании с использованием сформулированных в стандартах ИСО требований к оцениваемой организации в целом и наработанных в результате прошедших аудитов вопросов на уровне подразделений организации.

Образцы анкетного опроса представлены в приложении (в таблице №1).

Следует остановиться на некоторых особенностях анкеты.
        Первое: объектом требований, сформулированных в анкете (они же – требования стандартов ИСО являются процессы организации («процесс учета среды (4.1)», «процесс учета требований потребителей (4.2)», «процесс управления процессами организации (4.4.1)», «процесс управления рисками (6.1) и др.).
     Второе: объектами воздействия процессов являются предметы высокого уровня иерархии ОТС («факторы», «потребители», «процессы в целом» и далее: «продукция», «документация») без их достаточной детализации и конкретизации, что не позволяет с достаточной степенью уверенности констатировать соответствие требованиям (требуется дальнейшая детализация и конкретизация «объектов воздействия процессов».
     Хороший результат дает анкета – вопросник для подразделений (таблица № 2). Она, с одной стороны, вынуждает детализировать вопросы анкеты №1, а, с другой – косвенно перепроверять ответы на первую анкету.
        Такая анкета представлена таблицей 2.

Итак, получив результаты опроса по двум анкетам, можно приступить к аудиту СМК «на месте».
         Рассуждения о том, какие принципиальные вопросы должны решаться «на месте» следуют далее.
        В первую очередь, проверка «на месте» имеет целью убедиться, что ответы на вопросы анкеты не отличаются от действительного положения дел.
       В целях получения большего массива информации при ограниченных человеческих и временных ресурсов началу проверки «на месте» предшествовало анкетирование предприятия на предмет понимания и выполнения требований ГОСТ РВ 0015-002. Представленные предприятием ответы на вопросы анкеты свидетельствуют о понимании и выполнении руководством и персоналом предприятия сути требований стандарта.
       Во время дальнейшего аудита «на месте» стояла задача оценки достоверности ответов на вопросы анкеты.
     Кроме того, из-за направленности требований стандарта на укрупненные «конгломерации» объектов аудита («продукция», «документация», «оборудование», «процессы», «факторы» и пр.) зачастую недостаточно для утвердительного ответа о реализации тех или иных требований.
      Поэтому объектами рассмотрения и анализа становились более конкретные предметы, скажем, не «оборудование» в целом, а его виды, например, «кузнечно-прессовое», «метало-режущее» и пр.

Приведенные выше рассуждения предполагают следующие условия и порядок проведения аудита.
       Главное условие — это перенесение «центра тяжести» проверки на предварительную (до начала аудита) проработку информации, которая будет включать следующие этапы:
      - анкетирование организации с использованием «номенклатуры» требований первой (общей) анкеты, представляющих сущность стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2015 и ГОСТ РВ 0015-002-2020;
    - детализация и конкретизация вопросов первой анкеты с помощью второй анкеты - для подразделений (анкета для подразделений);
     - возможно, еще большая детализация вопросов первых двух анкет путем отбора элементов проверяемого объекта на более низких уровнях разукрупнения объекта.

Далее в рамках «классического» этапа аудита (проверка «на месте») должны проводиться следующие действия:
       - оценка достоверности ответов на вопросы первой и второй анкет путем применения «тестовой» анкеты (Сибирев С.И.);
       - оценка достоверности ответов на вопросы первой и второй анкет «на месте» (анализ материалов доказательств);
     - определение репрезентабельной выборки составных частей (элементов) обследуемого объекта, позволяющей сделать вывод о состоянии объекта в целом;
        - оценка соответствия выбранных элементов проверки определенным нормативам (требованиям);
        - итоговая оценка состояния обследуемого объекта.

Определение репрезентабельной выборки это весьма сложный и в логическом и в математическом плане вопрос, который лишь частично исследован и даже закреплен в научных и (даже) в нормативных документах (стандарт организации «Доломант»).
       В основном же указанный вопрос в настоящее время решается с использованием опыта и интуиции экспертов, проводящих аудит.

ВЫВОДЫ

1. Аудит играет весьма важную роль в поддержании функционирования и в совершенствовании любой системы, в том числе, систем менеджмента качества (СМК).
2. Аудит весьма эффективен и, одновременно весьма затратен, т.к. требует привлечения значительных (а иногда и неподъемных) для «аудитирующей» стороны затрат ресурсов (финансовых, материальных, временных и человеческих).
3. Как правило, проведение аудита «на месте» не может обрести необходимую  информацию из-за недостаточности ресурсов и ограниченного времени, выделяемого для аудита.
4. Поэтому целесообразно сосредоточить усилия на «предпроверочном» этапе, т.е. до начала работы аудиторов «на месте»
5. Наиболее эффективным способом отбора нужной информации является анкетирование и запрос наиболее информативных записей организации для изучения аудиторами.
6. Наиболее приемлемой анкетой, как показывает опыт проверок, является анкета, «скорреспондированная» с контекстом стандарта ГОСТ РВ 0015-002.
7. Однако, вопросы (по сути, пункты требований стандарта) отнесены к объектам самого высокого уровня организационно-технических систем, как, напимер, к продукции в целом, а не к ее составляющим, к производственному оборудованию, а не конкретным видам этого оборудования и т.п.).
8. Для конкретизации вопросов описанной выше анкеты целесообразно использовать анкеты «для подразделений», а также запрос основных записей организации.
9. Изучение ответов на анкеты и представленных записей позволяет перейти к следующему этапу аудита («проверка на месте») с достаточным «багажом» знаний и грамотно спланировать саму «проверку на месте».
10. Основными целями этого этапа проверки будут: а) оценка достоверности ответов на вопросы анкет; б) детализация и конкретизация объектов проверки
11.  На этом этапе становится актуальной задача определения «репрезентативного» множества объектов детализации, что влечет необходимость применения математических методов «теории вероятностей», «теории множеств», «теории игр».

Альтернативой выше сказанному могут быть накопленный экспертами опыт, их эрудиция и конкретные условия, в которых работает группа аудиторов (доступность объектов, режим работы, условия окружающей среды.

ВОПРОСНИК ДЛЯ АУДИТА (ОБЩИЙ)
 

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПРОВЕРЯЕМОГО ПРЕДПРИЯТИЯ